Как бы моя лень не заставляла меня максимально автоматизировать свою работу, некоторые аспекты оставались на допотопном уровне. Все дело в том, что невозможно какую-то технологию, упрощающую работу с клиентами и партнерами, но требующую использования обеими сторонами. Мои клиенты и партнеры, зачастую, не самые технологически продвинутые ребята, они и не в курсе, что что-то можно автоматизировать или упростить. А сам я не успеваю всем всё рассказать и показать, хотя работаю над этим =)) . Так вот — совсем недавно один из партнеров тонко намекнул, что не помешало бы использовать электронный документооборот! Одним из вариантов систем был Диадок от уже знакомой мне компании СКБ Контур (я уже использую Контур.Эльба, об этом вот тут — Бухгалтерия ИП — ведем самостоятельно с Контур.Эльба). Я не поверил своим ушам и сначала как-то не воспринял этот «запрос», но потом одумался! Это предложение послужило хорошим пинком, чтобы наконец настроить себе электронный документооборот с Контур.Диадок.
Электронный документооборот с Контур.Диадок
В чем польза?
Главным мотивом для меня всегда служило желание ускорить и упростить работу с документам. Для начала хочу заметить основные плюсы использования электронного документооборота (ЭДО):
- Значительное ускорение обмена и согласования документов
- Отказ от «бумажных» версий документов
- Сохранение целостности документов, невозможность подмены.
- Возможность подписать документ где угодно, лишь бы был доступ к сети Интернет
Эти плюсы влекут за собой и другие полезные бонусы! Самый простой и понятный пример — экономия на бумаге и «краске» в принтере! А также не нужны папки и шкафы для хранения документов, никто не прольет на договор кофе и не потеряет «самый важный листок». Также руководитель всегда может отследить движение документов, найти ответственных и вмешаться в процесс.
Что требуется для работы
Для очень привлекательным оказался тот момент, что система электронного документооборота Контур.Диадок работает через веб-интерфейс! Что также важно — работает без всяких дополнительных плагинов и специфических требований к браузерам! Это значит, что мы получаем возможность работать с документами в системе откуда угодно — круто ж ведь =) .
В моем случае для подписания документов используется ЭЦП от Контур.Эльба + подтверждение с помощью СМС. Но, отправив заявку, вы можете получить подходящую электронно-цифровую подпись и использовать ее где потребуется (нажмите, чтобю заказать ЭЦП )!
Как все выглядит и работает
Рабочий процесс заключается в том, что сначала нам требуется добавить контрагента в наш «список контактов». Добавить можно с помощью поиска (есть возможность добавлять сразу несколько контактов по ИНН, загрузив список).
Добавили контрагента, теперь можем подгружать документы и указывать: тип документа, его параметры, требуется ли подпись со стороны получателя. Можно сохранить его в черновиках и потом продолжить работу. Также можно указать, требуется ли согласование документа третьими лицами.
Добавили все документы, заполнили всю информацию — можно подписывать и отправлять! В моем случае для подписания документов используется серверная ЭЦП, которая используется в Контур.Эльба, а подтверждение осуществляется с помощью СМС. После подписания и отправки документы попадают в список Исходящих.
В списке можно нажать на нужный документ и просмотреть подробности
Сколько стоит
Начну с того, что все входящие документы бесплатны, это хорошо, а вот исходящие уже «платны». Замечу, что оплачиваются исходящие только в том случае, если документооборот с ним был завершен. При регистрации дается промо-пакет на 50 исходящих документов, то есть можно потестировать систему и понять, подходит ли она! После исчерпания промо-пакета нужно будет связаться с поддержкой Диадок и оформить предоплачиваемый пакетный тариф индивидуально.
Отправить заявку
А дальше интегрирована форма заявки на подключение к системе. Также можно почитать более подробно об этой системе вот тут.
